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Cómo usamos Dropbox: Amelia

Cómo usamos Dropbox: Amelia

Amy
Community Manager
Es posible que hayas visto cómo algunos de nosotros en Dropbox usamos este servicio para mantener nuestra vida doméstica en orden, ya sea para organizar a amigos y familiares, gestionar una mudanza o hacer planes realmente divertidos. Amelia, que se dedica a la gestión de programas, explica cómo su equipo utiliza Dropbox Capture para facilitar también el trabajo.
 
Ahora que priorizamos lo virtual, tenemos la agenda repleta de reuniones y hay semanas en las que realizamos muchas que son clave para la toma de decisiones con distintas partes interesadas, tanto de forma interna como externa. Dropbox Capture nos permite ser más eficientes y agradables a la hora de comunicarnos.
 
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Lo usamos para centrar nuestras reuniones en el debate y las decisiones. Hemos tenido algunas reuniones interdisciplinarias realmente importantes y hemos usado Dropbox Capture para dividir el orden del día en dos partes: una sin conexión y otra en directo. En la primera, hemos pedido a los jefes de proyecto que graben vídeos cortos con Dropbox Capture para informar del estado más reciente de los proyectos. Todo esto hay que leerlo antes de la reunión. En la segunda parte, nos hemos centrado en los temas que requieren un debate y una toma de decisiones al respecto, así como comentarios en directo. También dejamos un tiempo para hablar de las actualizaciones que pueda haber de Dropbox Capture. Esto significa que podemos gestionar con mayor eficiencia el tiempo de esas reuniones para centrarnos en esos temas que necesitan debatirse en directo y, de hecho, hemos podido reducir la frecuencia de esas reuniones como resultado.
 
Con Dropbox Capture, también podemos cancelar reuniones sin que eso suponga un problema. Lo hemos hecho con algunas reuniones del personal directivo y hemos recibido comentarios muy positivos al respecto. Comprobamos antes de la reunión si tenemos suficientes actualizaciones y temas para debatir. Si no es así, preguntamos a las partes interesadas si hay algún tema específico que quieran comentar y, si no hay ninguno, cancelamos la reunión y les enviamos una actualización asíncrona a través de Dropbox Capture para que la consulten. Esto significa que podemos crear una actualización de 5 minutos y permitir a todos recuperar 30 minutos de su día para invertirlos en otras tareas. El hecho de ser más conscientes de cuándo tenemos que recurrir a las reuniones y cuándo no para conseguir los mejores resultados y valorar el tiempo de todos ha cambiado mucho nuestra forma de trabajar.
 
También usamos la herramienta para comunicaciones internas y para compartir casos de éxito, información y actualizaciones de final de semana. Y seguiremos experimentando para ver con qué más nos funciona. En líneas generales, Dropbox Capture ha cambiado mucho nuestra forma de trabajar y nos permite probar cosas nuevas.
 
Me encanta la idea de poder cancelar reuniones si se pueden sustituir por una actualización asíncrona. Si con una actualización de 5 minutos es suficiente, puedes dedicar los otros 25 minutos a terminar el trabajo o tal vez a ponerte al día con un compañero de equipo. 😁

 

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