Ayuda con la instalación y sincronizácion - Urgente

Hola, por favor, nos encontramos utilizando la aplicación entre varios compañeros de trabajo (aplicacion basic 2 GB) y surjen interrogantes.

1) En mi caso para entrar a la aplicacion tengo que hacer clikc en el acceso directo de dropbox, otro compañero entra directamente con el acceso directo desde e escritorio y a mi no me deja.Por otro lado me dice que estoy por alcanzar el limite de capacidad!!! y no hay casi nada subido. ¿Como puedo resolver estos dos temas?.

2) Tengo un compañero que se lo desinstaló porque a todas las carpetas de su computadora se las sincronizaba con dropbox.¿Como puede hacer para que solo le sincronice lo que se ponga en dropbox y no todos sus archivos?.

3) Si quiero copiar una carpeta con varios archivos excel directamente a un pendirve , me aparece que "el archivo tiene propiedades que no se pueden copiar a la nueva ubicación" el siguiente error por cada arhivo de la carpeta...a que se debe?: