アプリとインテグレーション：「新しい日常」におけるコミュニケーション

[Amy]

行動制限を緩和する動きが世界中で広がる中、対面でのオフィス ワークを再開するか、テレワークを継続するかは、職場や人によってさまざま。そこで、これまで以上に重要になっているのが、いかにしてコミュニケーションを図るかです。ここでは、オフィス ワークかテレワークかを問わず、チーム メンバー全員の足並みを揃えるためのヒントをご紹介します。

Slack： 

2 年前、世界が混乱し始める前から、ビジネスに欠かせないツールとして広く利用されていた Slack。職場で偶然顔を合わせ、話を始める機会が減った今、コミュニケーション ツールとしての有用性はこれまで以上に高まっています。 

Dropbox と Slack を連携させると、コンテンツへのアクセスと会話を同じ場所で行うことができます。全員で最新情報を簡単に共有し、時間を節約できるほか、必要な情報をすばやく見つけられるので、メンバーの認識がバラバラになってしまうことがありません。 

Slack と Dropbox の連携により、以下のようにたくさんの「ちょっとした便利」が実現します。

• Dropbox 内から Slack の会話を開始することで、共有されたコンテンツに対する変更や更新について話し合うことができます。
• 個別のユーザーまたは Slack のチャンネルに Dropbox からファイルを直接送信することで、作業内容を簡単に共有できます。
• Dropbox のどのコンテンツが Slack に共有されたかを Dropbox のファイル アクティビティから確認することで、チームの共同作業状況を把握できます。

Slack と Dropbox の連携について、詳しくはこちらをご覧ください。 

Zoom： 

Zoom は、間違いなく今日のビジネスに欠かせないツールです。この 2 年間で最も話題となったキーワードの 1 つでもあります。Zoom のおかげで、離れた場所にいるチーム メンバーとも簡単にミーティングを行い、結論を出せるようになりました。Zoom と Dropbox の連携について、詳しくはこちらをご覧ください。

Zoom ミーティングの前後やその最中にリアルタイムで共同作業を行い、チームの足並みを揃えたければ、Dropbox と Zoom の連携でチームワークを強化しましょう。議題や議事録、関連ファイルなど、ミーティングに関するコンテンツを 1 か所に整理してアクセスしやすくすることができます。予定されているミーティングを一覧にまとめ、各ミーティングの資料にワンクリックでアクセスできるので、その日一日の予定に向けて万全の準備をすることが可能です。 

Microsoft Teams： 

チームで Microsoft Teams を活用しているなら、コミュニケーションの維持にとても便利なツールであることをご存じでしょう。この Microsoft Teams と Dropbox を連携させると、作業がもっとスムーズになります。たとえば Dropbox の画面から直接、Microsoft Teams のチャネルやチームに手早くファイルを共有できます。

Dropbox の Microsoft Teams インテグレーションでは、以下のように一歩進んだ生産性を実現できます。

• Dropbox を、Microsoft Teams のデフォルトのクラウド ファイル ストレージに設定する。このようにすると、Microsoft Teams で新規作成した Microsoft Office ファイルが自動で Dropbox に保存されるようになります。
• Microsoft Teams のチャネルや会話で、Dropbox のファイルやフォルダの閲覧、編集、作成を行う。

Dropbox と Gmail： 

世界で 15 億人ものユーザーに利用されている Gmail。あなたもその 1 人なら、1 日に何度も Gmail の画面を開いているのではないでしょうか。少なくとも私はそうです。Gmail の操作に限らず、頻繁に行う作業ならできるだけスムーズに行いたいものです。Gmail 版 Dropbox アドオンを使うと、メールを使ったファイルの共有と保存がずっと簡単になります。 

このアドオンでは、共有や保存をより簡単かつ効率的に行うことができます。使っているプラットフォームやブラウザの種類は問いません。モバイル デバイスでも利用できます。具体的には、次のことが可能になります。

• Dropbox のファイルを Gmail アカウントから直接共有 
• Gmail の添付ファイルを Dropbox アカウントに直接保存

ここでご紹介したのは、新しい日常の中で再開される職場や学校、あるいは私生活でコミュニケーションを維持する方法のほんの一例に過ぎません。再びあのような事態に陥る前、今のうちにスムーズなコミュニケーションの方法を確立しておきましょう。 

Dropbox と組み合わせて活用する、皆さんおすすめのコミュニケーション ツールがありましたら、ぜひ教えてください。