Administrateur Business : partager des fichiers avec un nouveau membre d'équipe

[Amy]

Lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, la première chose à faire, c'est de faire connaissance. Il y a toujours beaucoup à apprendre pendant les premières semaines. La période d'intégration peut être intense. Il est donc d'autant plus important de vous assurer que ce nouveau coéquipier peut accéder à ses fichiers. Avant son arrivée, ou dès son premier jour, suivez ces quelques conseils pour partager des fichiers avec cette nouvelle recrue.

Dossiers d'équipe

Lorsqu'une équipe accueille un nouveau membre, des fichiers et dossiers sont déjà partagés avec certains groupes auxquels il faudra l'ajouter. 

Les dossiers d'équipe sont d'abord partagés avec des groupes Dropbox, qui comptent des membres occupant des postes similaires (par ex. le groupe Finances). Ensuite, l'administrateur à l'origine de la création du dossier d'équipe définit le niveau d'accès approprié (consultation ou modification) pour chaque groupe.

Les sous-dossiers créés dans un dossier d'équipe peuvent aussi être partagés avec des membres d'équipe individuels et des personnes extérieures. Comme avec les groupes, l'administrateur peut configurer des autorisations distinctes sur les sous-dossiers pour les utilisateurs individuels. Pour en savoir plus sur la définition des autorisations, cliquez ici. 

Transférer des fichiers à un nouveau membre d'équipe

Si la nouvelle recrue remplace un ancien membre de l'équipe, vous pouvez simplement transférer tous les fichiers de l'un à l'autre. En tant qu'administrateur d'une équipe Dropbox Business, vous pouvez utiliser le transfert de compte au moment de la suppression du compte d'un membre de l'équipe de Dropbox Business ou ultérieurement lorsque c'est plus judicieux (par exemple, après l'intégration d'un nouveau membre qui aura besoin d'accéder aux fichiers). Gardez à l'esprit que vous pouvez utiliser le transfert de compte une seule fois pour chaque membre. Découvrez comment transférer ces fichiers et supprimer un ancien membre de l'équipe ici.

Partager des fichiers 

Si vous vous rendez compte qu'un autre fichier non inclus dans le dossier d'équipe doit être partagé avec la nouvelle recrue, vous pouvez également le partager. Vous pouvez partager des dossiers et y inviter vos collègues et des utilisateurs extérieurs à votre entreprise. 

Les autorisations de dossier vous permettent de décider si les utilisateurs peuvent consulter ou modifier les contenus auxquels ils ont accès. En définissant plusieurs niveaux d'autorisation, vous pouvez accorder aux utilisateurs un accès à des sous-dossiers spécifiques plutôt que de les autoriser à accéder à l'intégralité du dossier. Vous pouvez garder le contrôle !

Préparez tout le nécessaire pour le nouvel arrivant en un rien de temps, et accueillez-le comme il se doit afin qu'il se sente le bienvenu.