Tout ce que vous devez savoir sur les aperçus de fichiers

[Amy]

Il n'y a rien de plus énervant que d'attendre qu'un fichier s'ouvre pour au final se rendre compte que ce n'est pas celui qu'il vous fallait. Puis de recommencer avec un autre fichier en pensant cette fois-ci avoir trouvé le bon… et en fait non. C'est une perte de temps, et votre patience est mise à rude épreuve. 

Voici quelques informations pratiques sur les aperçus. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez gagner du temps et déterminer si un téléchargement est nécessaire, et vous éviterez de supprimer les mauvais fichiers par mégarde. (Ce ne serait pas la fin du monde, vous pourriez les récupérer grâce à la fonction de récupération des fichiers et d'historique des versions, mais tout de même.)

Comment prévisualiser des fichiers avec Dropbox ? 

Vous pouvez prévisualiser de nombreux types de fichiers avec Dropbox. Nous n'allons pas tous les citer, mais la liste complète est disponible ici. Pour prévisualiser un fichier dans Dropbox sur un appareil mobile ou sur le site dropbox.com, il vous suffit de cliquer sur son nom. Vous verrez alors les commentaires, les activités et d'autres informations sur le fichier. Dans l'application de bureau Dropbox, cliquez sur la flèche en haut à droite pour développer la vue. Après avoir consulté les informations recherchées, vous pouvez ouvrir ou envoyer le fichier approprié, sans attendre. 

Vous rencontrez des problèmes avec les aperçus ? 

Pas de panique. Si vous ne voyez que la première page de l'un de vos fichiers, vous n'avez pas accidentellement supprimé le reste. Certains types de fichiers doivent être téléchargés pour être affichés en entier : les fichiers .paper, .number et .gif par exemple. Ne vous inquiétez pas non plus si votre GIF ne bouge pas : vous ne l'avez pas enregistré au format image par erreur. L'animation est toujours présente, il vous suffit de télécharger le fichier pour l'afficher dans toute sa splendeur. 

Dans certaines applications (Microsoft Word, Adobe Photoshop et d'autres), vous pouvez définir des mots de passe pour protéger vos fichiers. Dans ce cas, aucun aperçu ne sera disponible. En effet, le mot de passe ne servirait alors plus à rien.

Si votre fichier est trop volumineux, l'aperçu ne sera peut-être pas disponible, et vous devrez alors le télécharger. 

Voilà, vous connaissez maintenant l'essentiel. Mais surtout, vous allez pouvoir gagner un temps précieux. De quoi prendre une pause café supplémentaire, discuter avec un membre de votre équipe ou même terminer votre journée un peu plus tôt.

Utilisez-vous les aperçus pour gagner du temps ? Avez-vous d'autres astuces pour aller plus vite ?