Télétravail : de l'importance de bien organiser votre espace

[Amy]

L'année dernière, nombre d'employés ont quitté leur bureau pour travailler à domicile, mais ce ne sont pas les seuls changements qu'ils ont connus. Une étude Pew Research a révélé que 22 % des Américains avaient déménagé en raison de la pandémie ou qu'ils connaissaient des personnes dans ce cas. Une grande partie de ces déménagements s'explique par le fait que 7 employés sur 10 avaient désormais la possibilité de travailler à distance à 100 % ou la majorité du temps. 

Si vous êtes passé au télétravail – voire que vous avez changé de domicile – voici quelques conseils pour vous assurer que votre espace, physique comme virtuel, est adapté à votre utilisation. 

Votre espace physique :

Si comme moi, vous êtes passé au télétravail l'année dernière, vous avez probablement ramené le matériel de l'entreprise chez vous : ordinateur portable, écrans, câbles et accessoires. Vous avez peut-être même dû démonter votre bureau, puis le réassembler quelques jours plus tard à votre domicile. C'est laborieux, certes, mais pour moi, cela s'est avéré tout aussi excitant que de recevoir un ordinateur portable dernier cri ou des fournitures neuves pour la rentrée.

Cela fait maintenant un moment que je travaille chez moi, et voici ce que j'ai retenu de cette expérience.

Éclairage : 

Nous l'avons tous constaté un jour à nos dépens : un mauvais éclairage pendant une réunion Zoom peut vous donner un sacré coup de vieux… Par conséquent, veillez à avoir suffisamment de lumière, naturelle ou artificielle, avant d'installer votre bureau. 

Ergonomie : 

Les spécialistes qui conçoivent les environnements de travail consacrent beaucoup de temps et d'argent à faire en sorte que les utilisateurs adoptent une bonne posture, marchent de temps en temps et se tiennent le dos droit. Mais à la maison, c'est plus compliqué. On finit souvent par trop se pencher sur son clavier ou s'avachir comme un adolescent. Essayez d'agencer votre bureau en plaçant vos écrans à hauteur des yeux. Vous éviterez ainsi de trop vous voûter et de vous faire mal au cou. De même, il est essentiel de choisir un siège adapté. Votre colonne vertébrale vous en remerciera. 

Design et décoration : 

Nous sommes tous devenus des pros des arrière-plans Zoom. Ils permettent même de cacher vos murs blancs si vous venez de déménager. Cependant, notre cerveau a besoin de stimulation, aussi changez régulièrement votre décor. Placez tour à tour des plantes différentes sur votre bureau. Réarrangez les cadres qui se trouvent à proximité, faites-vous plaisir et achetez un nouvel agenda ou un nouveau mug, et vous aurez à nouveau ce sentiment d'avoir un ordinateur portable tout neuf. 

Votre espace virtuel : 

Ce n'est pas tout de rechercher l'efficacité au travail : vous devez aussi optimiser votre espace virtuel. Trouvez des raccourcis, économisez vos clics et gardez votre énergie pour les tâches utiles. Voici quelques conseils qui vous permettront de gagner du temps. Vous pourrez ainsi en faire plus, plus rapidement, et mieux profiter des moments passés chez vous.

Mots de passe :

Travailler de chez soi a ses avantages, mais si vous oubliez un mot de passe, vous pouvez vite vous retrouver coincé. En effet, il n’y aura personne pour vous aider ou vous prêter son ordinateur quelques secondes le temps de retrouver l'info qu'il vous manque. Par conséquent, ne comptez pas sur votre seule mémoire pour gérer vos mots de passe. Tirez le meilleur parti de Dropbox Passwords et enregistrez vos identifiants pour pouvoir vous connecter sans problème. 

Favoris et astuces Paper :

Assurez-vous que vos documents Paper les plus utilisés restent facilement accessibles. Vous pouvez ajouter des fichiers et des dossiers à vos favoris pour y accéder facilement sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile. Lorsque vous ajoutez un fichier ou un dossier aux favoris, il ne figure que dans vos favoris personnels. Les autres utilisateurs ne le verront pas dans leurs propres favoris. C’est un très bon système pour conserver les fichiers dont vous avez besoin à portée de main. 

Les documents Paper sont accessibles. Vous pouvez même ajouter un lien vers un document Paper dans un autre document Paper. Découvrez comment partager des documents. Voici également quelques conseils pratiques sur Dropbox Paper : listes de tâches, planification de réunions et modèles adaptés à vos besoins, entre autres. 

Intégrations pour le télétravail : 

Il existe de nombreuses intégrations permettant d’améliorer l’expérience Dropbox. Vous utilisez peut-être déjà certains de ces outils. Si ce n'est pas le cas, voici quelques conseils qui vous aideront à optimiser votre temps de travail. Découvrez notamment les intégrations Adobe. Et si vous voulez gagner du temps, voici des informations pour intégrer Slack, Zoom, vos e-mails et plus encore. Si vous êtes enseignant, découvrez comment ne plus perdre un temps fou à organiser vos fichiers, afin de vous concentrer sur l'essentiel. 

Comment organisez-vous vos journées en télétravail ? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous !